Szablon dokumentu to baza dla tworzonych później podobnych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie niektóre elementy dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z opracowanego wzorca, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Korzystamy z jego podstawowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym przypadku przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem danego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :
- umowy zlecenia,
- wezwania do zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- umowy o pracę,
- potwierdzenia zapłaty,
- rachunki,
- umowy o dzieło.,
- faktury
Przykładem są także faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie wzorca.
Wzorce można, a nawet powinno się modyfikować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnego przedsiębiorstwa. Zatem kluczowe jest umieszczenie na nich logo i użycie odpowiedniego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Wzorce powinny być proste i czytelne.